BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I ADVOKATFIRMAET MALLING OG HANSEN DAMM
Efter Anordning nr. 1238 af 14. oktober 2016 om Ikrafttræden for Grønland af lov om behandling af personoplysninger (persondataloven) skal vi orientere om vores behandling af personoplysninger, og hvilke rettigheder de registrerede har. Denne orientering findes i det følgende.
Vores indsamling af data
Rådgivningssager
Når vi yder rådgivning, modtager vi forskellige dokumenter og oplysninger i elektronisk form fra vores klienter, inklusive disses ansatte. Disse dokumenter og oplysninger opbevares på en digital sag og i nogle situationer tillige på en fysisk sag. Der vil ofte være personoplysninger i de dokumenter og oplysninger, som vi modtager fra vores klienter, og der vil under en sags behandling til tider komme flere personoplysninger til, eksempelvis fra modparter og deres rådgivere, myndigheder og domstole og kontaktpersoner hos disse, eller i form af offentligt tilgængelige oplysninger, som advokatfirmaet selv indsamler. Det kan være almindelige personoplysninger, eksempelvis navn og kontaktinformation. Det kan være CPR-numre eller oplysninger om lovovertrædelser. Og det kan være følsomme personoplysninger, eksempelvis om helbreds- og fagforeningsforhold. Oplysningerne kan vedrøre vores klienter eller andre personer, som indgår i de pågældende sager.
Rekruttering
Når vi modtager ansøgninger får vi forskellige dokumenter fra ansøgeren. Disse dokumenter opbevares i vores HR system, hvor alene vores rekrutteringsansvarlige har adgang. Der vil være personoplysninger i disse dokumenter. Det kan være almindelige oplysninger, eksempelvis navn, kontaktoplysninger, reference til tidligere ansættelse, eksamensbeviser. Det kan være CPR-numre eller følsomme oplysninger, eksempelvis om helbredsforhold.
Dataansvarlig
ADVOKATFIRMAET MALLING & HANSEN DAMM I/S, Hans Egedesvej 3, Postboks 1046, 3900 Nuuk, CVR-nr. 25759990 er dataansvarlig for oplysninger, som modtages til brug for vores almindelige rådgivning af vores klienter.
Vores kontaktoplysninger er telefon +299 32 34 00, mhdlaw@malling-hansendamm.gl
Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine persondata, kan du kontakte os herom på mhdlaw@malling-hansendamm.gl
Formål og grundlag
Vi behandler de oplysninger, vi modtager, med det formål at kunne rådgive vores klienter i de sager, som oplysningerne indgår i. Denne behandling sker afhængig af opgavens og oplysningens karakter med hjemmel i persondatalovens § 8, stk. 4. Almindeligvis vil hjemlen til at indhente og behandle oplysningerne være, at det er nødvendigt for at opfylde kontrakten med vores klienter, eller for at varetage vores klienters legitime/berettigede interesser eller fastlægge, påberåbe eller forsvare deres retskrav. Når vi behandler CPR-numre sker det med hjemmel i persondatalovens § 11.
I sager, som omfattes af hvidvaskloven, indhenter vi identitetsoplysninger mv. på vores klienter med det formål at opfylde denne lovs krav. Hjemlen for denne behandling følger af hvidvasklovens § 12.
Ved ansøgninger behandler vi som udgangspunkt personoplysninger med hjemmel i persondatalovens § 11, da der er tale om oplysninger, som ansøgere selv har fremsendt os med henblik på at opnå ansættelse.
Videregivelse mv.
Vi stiller ikke personoplysninger til rådighed for nogen tredjepart med henblik på markedsføring eller lignende formål.
Vi videregiver alene personoplysninger, hvis det er nødvendigt, for at vi kan varetage vores klienters ovennævnte interesser. De typiske modtagere af sådanne oplysninger vil være myndigheder, domstole, modparter og deres rådgivere. I sager, som omfattes af hvidvaskloven, videregiver vi identitetsoplysninger mv. i det omfang, vi er forpligtede til at gøre dette efter loven.
Vi overfører sædvanligvis ikke data udenfor EU, og hvis sådan overførsel måtte finde sted, sker det alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter den gældende databeskyttelseslovgivning.
Vi overlader personoplysninger til vores systemleverandører EG A/S og INU:IT A/S i henhold til databehandleraftaler, og alene med det formål at muliggøre vores anvendelse af de pågældende it-systemer.
Vi har etableret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring mod uautoriseret adgang til, tab eller ødelæggelse af de data, som er undergivet vores ansvar. Vi udvikler løbende vores sikkerhedspolitikker og procedurer for at sikre, at vores systemer er sikre og beskyttede. Det er kun personer, som har et legitimt behov for at behandle personoplysninger til de ovennævnte formål, der har adgang til disse.
Opbevaringsperiode
Vi opbevarer personoplysninger, så længe der er en relevant retlig interesse heri, hvilket sædvanligvis afgøres ud fra en konkret vurdering af oplysningernes betydning sammenholdt med de gældende forældelsesregler. Hvis der er en relevant retlig interesse, vil opbevaringen kunne ske i indtil 10 år efter sagens afslutning.
I sager, som omfattes af hvidvaskloven, opbevarer vi efter de gældende regler identitetsoplysninger i fem år efter sagens afslutning.
De registreredes rettigheder
De registrerede har efter persondataloven:
Vi kan i forbindelse med registreredes udøvelse af ovenstående rettigheder stille krav om relevant legitimation.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Du kan indgive klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Denne orientering er senest opdateret i marts 2019 og vil løbende blive opdateret efter gældende regler og praksis samt i overensstemmelse med justeringer i vores forretningsgange.